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This is how we work with clients

I’ve been working on freelance jobs for years. A client calls me and we setup a meeting, discuss what they want me to build and after signing a very short and easy to understand agreement, the project starts. But just before signing that agreement we have the “this is how we work” talk. This has proven to be very helpful. I make sure clients know what to expect and make sure they are satisfied with the level of control we give them during the project.

The method
The key to our method is that we make sure the client can tweak stuff along the course of the project. Every step has at least 2 iterations. After the first iteration or draft round the client comes in, we show them what we have and incorporate any changes.

We also explain the client that anything that does not get revisions or comments from them is automatically approved. This is specially good because it makes clients think very hard and it forces them to be very conscious about the approval process. You see if they approve something it will cost them more to change later. So, they know that if they don’t ask for changes that’s what they are getting at the end. I know this sounds kind of strict but it produces happy clients on the long run, believe it or not.

Once the client has provided comments and revisions for the draft iteration we incorporate those changes into a new version and send it right to the client. This is the final approval stage. The client can make minor tweaks, nothing major and finally approves. Have in mind that the client can always make changes whenever they want. The good thing is that they understand that changing this little process will cost them more and it might mean that we have to delay the project completion date.

The big picture
In order for this method to work we have to split projects in many small goals. The process to complete each of this goals is the one I just explained above. Let me try to make this clear by giving you an example. Let’s say we have to make a website for a corporate client. The first thing we do is split the project into small pieces that we think the client might want to give us feedback on. The process is very straight forward, we do a first draft of something, we show the client, they give feedback, we make recommendations, we improve the work with very clear goals, we show the client again and we are done.

That’s it. That’s how we make stuff for clients. Small units of work with 2 chances for input, comments and changes by the client. If the client requires more than 2 revisions, we charge them more and we’ll need more time to complete the project.

We’ve been using this method with clients of all sizes on many projects. Every time we deliver on time and with a happy client. When the project gets delayed is mostly due to the client changing their mind about what they wanted. When this happens we get to charge more for the project. We have to work very hard to be on time but that’s something we can handle. On the past, client changes of mind drove us crazy and we left a lot of money on the table just because we where not clear about how to go about this situation. Now clients are more engaged during the revision and approval process and we end up with less delayed projects and happier clients.

For some this might seem logical, for others a bit too much but in my experience this is the best way to work with clients. It makes them happy and you are almost always working on what the client wants instead of working on what you think they want.

This works great for us, so we wanted to share it. We are even working on a tool called Blimp to make this process easier to handle and automate. In a future post I will explain a little bit more about that.

If you’re interested in getting notified when we launch Blimp don’t forget to sign up for the beta. We are launching pretty soon.

Cinco meses

Este viernes entregamos un proyecto en el cual llevamos trabajando ocho semanas. Realmente llevamos trabajando mucho más tiempo pero es en estas ultimas ocho semanas, tuvimos que hacer un “full re-write” de PHP a Python y en el camino reemplazamos todo el HTML, Stylus y CoffeeScript. Ha sido mucho trabajo pero dentro de todo lo hemos disfrutado. Tuvimos la oportunidad de trabajar con equipos de varias compañías y todos muy profesionales y exigentes. Aprendimos mucho y compartimos nuestro conocimiento cuando hizo falta. Un éxito.

¿Ahora que?
Hace unos meses tomamos la decisión de dejar de aceptar trabajo de clientes una vez termináramos el proyecto que acabo de mencionar. Nos encanta hacer trabajo para clientes pero como somos un equipo muy pequeño, esos trabajos rápidamente consumen todos nuestros recursos haciendo imposible trabajar en otros proyectos internos como es el caso de Blimp.

Llevamos más de un año trabajando intermitentemente en Blimp. Estamos metidos en un ciclo que no podemos romper. Buscamos algunos clientes, hacemos unos cuantos proyectos, levantamos dinero, trabajamos en Blimp por unas semanas, se acaba el dinero y volvemos a buscar clientes. Ese ha sido el ciclo hasta ahora y todavía no hemos logrado salir. En esta ocasión hicimos ajustes de todo tipo para lograr genera capital suficiente para por lo menos 5 meses y lo logramos. Este ha sido el “runway” más largo que hemos tenido desde que empezamos a trabajar en este proyecto.

El próximo lunes empezamos a trabajar a tiempo completo en Blimp y otros proyectos que tenemos en el tintero. Durante estos meses estaremos en una carrera contra el reloj por lograr facturar suficiente para que esos 5 meses se conviertan en 6, luego 7, luego 12 y luego muchos más.

¿Que hay con Blimp?
Para los que no saben Blimp es un app para manejo de proyectos. Está diseñado principalmente para equipos de trabajo creativos y agencias digitales. Lo que hace a Blimp especial es que no solo es un grupo de herramientas (to-do lists, mensajes, files) para manejar proyectos, si no que también sugiere un flujo de trabajo para los equipos.

Blimp está basicamente listo. Llevamos meses usándolo internamente y con algunos clientes y el feedback en general ha sido positivo. Tenemos una lista muy larga de “features” que queremos añadir y de cosas que queremos arreglar pero ahora la prioridad número uno es abrir el producto a todo el mundo. Tenemos un listado bastante grande de gente interesada así que creo que en las próximas semanas mucha gente tendrá la oportunidad de probar el producto y decirnos como mejorarlo.

Próximos pasos
Lo más importante es garantizar la estabilidad de la aplicación. Durante estos meses de inactividad en el desarrollo de la aplicación, Heroku, nuestro proveedor de hosting ha hecho muchos cambios y nuestro app todavía no está completamente listo para manejarlos. Así que eso es lo único que haremos antes de lanzar. Asegurarnos que corra bien, pero nada de features o mejoras hasta que lancemos.

Una vez lanzado trabajaremos un “landing page” para explicar bien de que se trata el producto e invitar a los interesados a darle una prueba. Tenemos bastante claro como vamos a hacer esto. Además un factor importante que seguramente añadiremos es un “live chat” (Olark) en todas las páginas, para poder recoger feedback y proveer ayuda a todos los usuarios inmediatamente.

Nos esperan unas semanas y meses muy interesantes, llenos de retos y posibilidades. Estamos sumamente agradecidos con [email protected] los que nos han permitido llegar hasta este lugar en donde tenemos la fortuna de trabajar con un grupo de amigos en algo que nos apasiona.

No puedo esperar a que sea lunes.